5 tip til styring af e-mail-overbelastning i dette nye miljø

er du oversvømmet med endnu mere E-mail i dag? Håndtering af e-mail overbelastning er en stor udfordring, selv under de bedste omstændigheder. Med den nylige udvidelse af den virtuelle hjemmearbejdsstyrke er det ingen overraskelse, at mange stoler mere på e-mail-kommunikation for at erstatte det, der plejede at være ansigt til ansigt-interaktion. Ud over at mange sender flere interne e-mails end nogensinde før, kaster Covid-19 også lys over, hvor mange mennesker og organisationer der har din e-mail-adresse med de uendelige mængder berøringspunkter, der cirkulerer.

så hvordan kan vi i tider med Covid-19 filtrere gennem vores overvældende indbakker, effektivt styre overbelastning af e-mail og sikre, at vi hurtigt er i stand til at behandle alt, så vi kan fokusere på at udføre vores vigtigste arbejde? Vi har et par tips til dig:

Kør en indbakke oprydning

  • hvorfor? Ved at køre en indbakkeoprydning kan du reducere afskedigelserne i din indbakke ved at fjerne de gentagne e-mails, der kontinuerligt går frem og tilbage i en tråd, der ikke indeholder nogen unikke oplysninger (såsom en vedhæftet fil, en ny person tilføjes osv.). Outlook fjerner hurtigt de gentagne e-mails og placerer dem i mappen Slettet post, så du kan strømline dit fokus på, hvad du rent faktisk har brug for at beholde.
  • hvordan? Under fanen Hjem på dit Outlook-bånd skal du klikke på ikonet for en konvolut med en rød “h” over den. Valget ” Ryd op samtale “betyder, at det vil rydde op i en bestemt e-mail-tråd,” Ryd op mapper “betyder, at det vil rydde op i hele mappen Indbakke, og” ryd op mapper & undermapper ” betyder, at det vil rydde op i hele indbakken og alle dine indbakke mapper & undermapper.

sorter din indbakke efter type (midlertidigt)

  • hvorfor? Ved at undergruppere som emner i din indbakke kan du træffe hurtige beslutninger, der påvirker en hel gruppe e-mails, som du gør / ikke behøver at beholde (dvs. alle dine kalenderinvitationer grupperes sammen, alle dine automatiske svar grupperes osv.)
  • hvordan? Øverst i din indbakke, hvor der står, “efter dato” (eller hvad din nuværende indbakke sorteringsmekanisme er) Vælg “Type.”Rul ned og se din nye indbakke arrangement baseret på type.

behandle din indbakke med 4 Ds & Brug” touch it once ” – reglen

  • hvorfor? Ved at gøre en hurtig beslutning om hvert element, du modtager første gang du ser på, kan tingene ikke hober sig op.
  • hvordan? Slet hvad du kan, gør hurtigt hvad du kan (2 minutters eller mindre regel), delegere hvad du kan, og udsæt resten til at gøre senere (på denne måde kan du faktisk komme igennem behandling af hele din indbakke!). Hvis det ikke er en handlingsmæssig e-mail, og du ikke kan slette, skal du flytte den til en Referencefilmappe.

Batch din tid i e-mail

  • hvorfor? For at sikre, at du ikke reagerer og bliver afsporet af hver enkelt e-mail, du modtager, men tager tid til proaktivt at fokusere og arbejde på dine faktiske prioriteter.
  • hvordan? Udskær fire 30-minutters vinduer på din kalender hver dag. Du kan endda indstille disse til at være tilbagevendende aftaler i løbet af 2-3 uger, mens du arbejder for at danne denne vane. Overvej at indstille en 30-minutters timer, når du begynder at behandle for at holde dig ansvarlig for kun at være i din indbakke i 30 minutter, hvilket også vil tjene som motivation til at sætte dine 4 D ‘ er i praksis.

udvikle en kommunikationsprotokol med dit Team

  • hvorfor? Med så mange kommunikationsværktøjer, der er bundet til at være forskellige meninger om, hvornår man skal bruge hvilken platform. Bruges e-mail til hurtige spørgsmål, eller skal der stilles hurtige spørgsmål på Microsoft Teams eller via tekst? Bruger vi e-mail til at træffe beslutninger, eller skal det gøres på et møde? Hvordan håndterer vi fildeling, eskaleringsstier, hvad der faktisk er presserende og mere? Ved at tage dig tid til at afklare og tilpasse dig disse ting, er du bedre i stand til at fokusere på dit arbejde, opleve mindre distraktioner og kommunikere mere effektivt som et team.
  • hvordan? Udskær et par timer for at diskutere hvert kommunikationsværktøj, du bruger, og afklare, hvordan og hvornår det skal bruges. Juster på de forskellige kommunikationsværktøjer og deres anvendelse i et dokument eller en matrice og holde på en delt placering. Ressource Interaarbejder for mere support!

prøv disse 5 tips til håndtering af e-mail overbelastning og få dine hænder tilbage på rattet, uanset om du arbejder hjemme eller i en office indstilling. De vil reducere din stress, øge din produktivitet og lade dig føle dig mere i kontrol.

forfatter – Sarah Furrier

Relationship Lead& Facilitator

et tilbud til dig

kom i gang i dag opbygning af kapacitet, forbedring af fokus og adgang til dine egne indre ressourcer. Deltag i 3 enkle værktøjer, som vores Fortune 500-kunder bruger til at opnå det, der betyder mest, en gratis 1-timers internetinar, der giver dig værktøjer og strategier, som du kan sætte på arbejde med det samme. Det giver også information til dem, der ønsker at tage et dybere dyk i at øge og opretholde højere niveauer af ydeevne og resultater. Klik her for mere information og for at registrere.

om Interaveer

Interaveer et globalt læringsfirma på en mission for at løfte den menneskelige oplevelse på arbejdspladsen. Specialiseret i faglig udvikling og performance enablement, vi tilbyder topbedømte læringsprogrammer baseret på fire definerede betingelser, der skal eksistere for enkeltpersoner, hold inklusive effektiv kant, bedste år endnu, og Essentials-serien. Vores integrerede læringsramme og onlineværktøjer skaber øjeblikkelige og bæredygtige gennembrud i performance. Gennem årtiers arbejde på alle niveauer i virksomhedsvirksomheder på tværs af mange brancher har vi opbygget et ry for at hjælpe mennesker og organisationer med at udnytte deres fokus, tankegang, talent og energi til at producere resultater, der betyder mest. interaworks.com

vi har defineret fire betingelser, der skal eksistere for, at en person, et team eller en organisation skal være effektiv inden for arenaen for ydeevne og udvikling; ansvarlighed, fokus, tilpasning og integritet. Vi vil fortsætte med at udforske disse og mere i vores blog og ser frem til dit engagement og interaktion med os. Hold øje med, når vi griber ind i kanterne.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.