5 Tips to Managing Email Overload in this New Environment

jste zaplaveni ještě více e-mailů v dnešní době? Správa přetížení e-mailů je hlavní výzvou i za nejlepších okolností. S nedávným rozšířením virtuální domácí pracovní síly, není žádným překvapením, že mnozí se více spoléhají na e-mailovou komunikaci, aby nahradili to, co bývalo osobní interakcí. Kromě mnoha odesílání více interních e-mailů než kdykoli předtím, Covid-19 také osvětluje, kolik lidí a organizací má vaši e-mailovou adresu s nekonečným množstvím dotykových bodů v oběhu.

jak tedy v době Covid-19 můžeme filtrovat naše ohromné schránky, efektivně řídit přetížení e-mailů a zajistit, abychom byli rychle schopni zpracovat vše, abychom se mohli soustředit na provádění naší nejdůležitější práce? V InteraWorks pro vás máme několik tipů:

spusťte vyčištění doručené pošty

  • proč? Spuštěním vyčištění doručené pošty můžete omezit propouštění ve vaší doručené poště tím, že odstraníte opakující se e-maily, které se neustále vracejí tam a zpět ve vlákně, které neobsahují žádné jedinečné informace (například přílohu, přidává se nová osoba atd.).). Aplikace Outlook rychle odstraní opakující se e-maily a umístí je do složky Odstraněné položky, což vám umožní zefektivnit zaměření na to, co skutečně potřebujete zachovat.
  • jak? Pod záložkou domů na pásu karet aplikace Outlook klikněte na ikonu obálky s červeným „X“. Výběr“ vyčistit konverzaci “ znamená, že vyčistí jeden konkrétní e-mailový podproces, „vyčistit složky“ znamená, že vyčistí celou složku doručené pošty a „vyčistit složky & podsložky“ znamená, že vyčistí celou doručenou poštu a všechny složky doručené pošty & podsložky.

Seřadit doručenou poštu podle typu (dočasně)

  • proč? Sub-seskupení jako položky ve vaší e-mailové schránky, můžete učinit rychlá rozhodnutí ovlivňující celou skupinu e-mailů, které si / nemusíte uchovávat (tj všechny pozvánky v kalendáři budou seskupeny, všechny vaše automatické odpovědi budou seskupeny, atd.)
  • jak? V horní části doručené pošty, kde je uvedeno „podle data“ (nebo bez ohledu na váš aktuální mechanismus třídění doručené pošty), vyberte “ typ.“Přejděte dolů a zobrazte nové uspořádání doručené pošty na základě typu.

zpracujte svou doručenou poštu pomocí 4 Ds & použijte pravidlo „dotkněte se jednou“

  • proč? Rychlým rozhodnutím o každé položce, kterou obdržíte při prvním pohledu, se věci nemohou hromadit.
  • jak? Smazat, co můžete, dělat rychle, co můžete (2 minuta nebo méně pravidlo), delegovat, co můžete, a odložit zbytek udělat později (tímto způsobem, můžete skutečně dostat přes zpracování celé doručené pošty!). Pokud se nejedná o žalovatelný e-mail a nemůžete jej odstranit, přesuňte jej do složky referenčního souboru.

dávkujte svůj čas v e-mailu

  • proč? Abyste zajistili, že nereagujete a nebudete vykolejeni každým e-mailem, který obdržíte, ale věnujte čas aktivnímu zaměření a práci na svých skutečných prioritách.
  • jak? Každý den vyřezávejte do kalendáře čtyři 30minutová okna. Můžete dokonce nastavit tyto opakující se schůzky v průběhu 2-3 týdnů, zatímco pracujete na vytvoření tohoto zvyku. Zvažte nastavení 30minutového časovače, jakmile začnete zpracovávat, abyste se zodpovídali pouze za to, že jste ve své doručené po dobu 30 minut, což bude také sloužit jako motivace k uvedení vašich 4 D do praxe.

Vytvořte komunikační protokol se svým týmem

  • proč? S tolika komunikačními nástroji, musí existovat odlišné názory na to, kdy použít jakou platformu. Například, Je e-mail používán pro rychlé otázky, nebo by měly být položeny rychlé otázky v týmech společnosti Microsoft nebo prostřednictvím textu? Používáme e-mail k rozhodování, nebo by to mělo být provedeno na schůzce? Jak zvládneme sdílení souborů, eskalační cesty,co je skutečně naléhavé a další? Tím, že si uděláte čas na objasnění a sladění těchto věcí, lépe se můžete soustředit na svou práci, zažít méně rozptýlení, a efektivněji komunikovat jako tým.
  • jak? Vybojujte několik hodin, abyste prodiskutovali každý komunikační nástroj, který používáte, a objasnili, jak a kdy by měl být použit. Zarovnejte různé komunikační nástroje a jejich použití v dokumentu nebo matici a udržujte je na sdíleném místě. Zdroj InteraWorks pro větší podporu!

Vyzkoušejte těchto 5 tipů pro správu přetížení e-mailů a vraťte ruce zpět na volant, ať už pracujete doma nebo v kancelářském prostředí. Sníží váš stres, zvýší vaši produktivitu a umožní vám cítit se více pod kontrolou.

autor-Sarah Furrier

Relationship Lead & facilitátor

nabídka pro vás

Začněte dnes budování kapacity, zlepšování zaměření a přístup k vašim vlastním vnitřním zdrojům. Připojte se k nám pro 3 jednoduché nástroje, které naši klienti Fortune 500 používají k dosažení toho, na čem záleží nejvíce, bezplatný 1hodinový webinář, který vám poskytne nástroje a strategie, které můžete okamžitě uvést do práce. Poskytuje také informace pro ty, kteří se chtějí hlouběji ponořit do zvyšování a udržování vyšší úrovně výkonu a výsledků. Klikněte zde pro více informací a zaregistrujte se.

o InteraWorks

InteraWorks je globální vzdělávací společnost na misi pozvednout lidské zkušenosti v práci. Specializující se na profesní rozvoj a umožnění výkonu, nabízíme nejlépe hodnocené vzdělávací programy založené na čtyřech definovaných podmínkách, které musí existovat pro jednotlivce, týmy včetně Effective Edge, zatím nejlepší rok, a série Essentials. Náš integrovaný rámec učení a online nástroje vytvářejí okamžité a udržitelné průlomy ve výkonu. Během desetiletí práce na všech úrovních v podnikových společnostech v mnoha průmyslových odvětvích jsme si vybudovali pověst, že pomáháme lidem a organizacím využít jejich zaměření, myšlení, talent a energii k dosažení výsledků, na kterých záleží nejvíce. interaworks.com

definovali jsme čtyři podmínky, které musí existovat, aby jednotlivec, tým nebo organizace byly účinné v aréně výkonu a rozvoje; odpovědnost, zaměření, zarovnání a integrita. Budeme i nadále zkoumat tyto a další v našem blogu a těšíme se na vaše zapojení a interakci s námi. Zůstaňte naladěni, jak jsme se zapojit hrany.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.