5 Tipps zur Verwaltung von E-Mail-Überlastung in dieser neuen Umgebung

Werden Sie heutzutage mit noch mehr E-Mails überschwemmt? Der Umgang mit E-Mail-Überlastung ist selbst unter den besten Umständen eine große Herausforderung. Mit der jüngsten Erweiterung der virtuellen Belegschaft zu Hause ist es nicht verwunderlich, dass sich viele stärker auf die E-Mail-Kommunikation verlassen, um die bisherige persönliche Interaktion zu ersetzen. Covid-19 sendet nicht nur mehr interne E-Mails als je zuvor, sondern gibt auch Aufschluss darüber, wie viele Personen und Organisationen Ihre E-Mail-Adresse haben und wie viele Touchpoints im Umlauf sind.

Wie können wir also in Zeiten von Covid-19 unsere überwältigenden Posteingänge filtern, die E-Mail-Überlastung effektiv bewältigen und sicherstellen, dass wir alles schnell verarbeiten können, damit wir uns auf unsere wichtigste Arbeit konzentrieren können? Bei InteraWorks haben wir ein paar Tipps für Sie:

Führen Sie eine Posteingangsbereinigung durch

  • Warum? Indem Sie eine Posteingangsbereinigung durchführen, können Sie die Redundanzen in Ihrem Posteingang reduzieren, indem Sie die sich wiederholenden E-Mails eliminieren, die kontinuierlich in einem Thread hin und her gehen und keine eindeutigen Informationen enthalten (z. B. einen Anhang, eine neue Person, die hinzugefügt wird) usw.). Outlook entfernt die sich wiederholenden E-Mails schnell und legt sie im Ordner Gelöschte Objekte ab, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie tatsächlich behalten müssen.
  • Wie? Klicken Sie unter der Registerkarte START Ihres Outlook-Menübands auf das Symbol eines Umschlags mit einem roten „X“ darüber. Die Auswahl „Konversation bereinigen“ bedeutet, dass ein bestimmter E-Mail-Thread bereinigt wird, „Ordner bereinigen“ bedeutet, dass der gesamte Posteingangsordner bereinigt wird, und „Ordner bereinigen & Unterordner“ bedeutet, dass der gesamte Posteingang bereinigt wird UND alle Ihre Posteingangsordner & Unterordner.

Sortieren Sie Ihren Posteingang nach Typ (vorübergehend)

  • Warum? Indem Sie ähnliche Elemente in Ihrem Posteingang untergruppieren, können Sie schnelle Entscheidungen treffen, die sich auf eine ganze Gruppe von E-Mails auswirken, die Sie nicht aufbewahren müssen (z. alle Ihre Kalendereinladungen werden gruppiert, alle Ihre automatischen Antworten werden gruppiert usw.)
  • Wie? Wählen Sie oben in Ihrem Posteingang „Nach Datum“ (oder was auch immer Ihr aktueller Posteingangssortiermechanismus ist) die Option „Typ.“ Scrollen Sie nach unten und zeigen Sie Ihre neue Posteingangsanordnung basierend auf dem Typ an.

Bearbeiten Sie Ihren Posteingang mit dem 4 Ds & Verwenden Sie die Regel „Einmal berühren“

  • Warum? Wenn Sie bei jedem Artikel, den Sie zum ersten Mal betrachten, eine schnelle Entscheidung treffen, können sich die Dinge nicht stapeln.
  • Wie? LÖSCHEN Sie, was Sie können, TUN Sie schnell, was Sie können (2 Minuten oder weniger Regel), DELEGIEREN Sie, was Sie können, und VERSCHIEBEN Sie den Rest, um später zu tun (auf diese Weise können Sie tatsächlich Ihren gesamten Posteingang verarbeiten!). Wenn es sich nicht um eine verwertbare E-Mail handelt und Sie sie nicht löschen können, verschieben Sie sie in einen Referenzdateiordner.

Batch Ihre Zeit in E-Mail

  • Warum? Um sicherzustellen, dass Sie nicht durch jede einzelne E-Mail, die Sie erhalten, reagieren und entgleist werden, sondern sich Zeit nehmen, sich proaktiv auf Ihre tatsächlichen Prioritäten zu konzentrieren und daran zu arbeiten.
  • Wie? Erstellen Sie jeden Tag vier 30-minütige Fenster in Ihrem Kalender. Sie können diese sogar als wiederkehrende Termine im Laufe von 2-3 Wochen festlegen, während Sie daran arbeiten, diese Gewohnheit zu entwickeln. Erwägen Sie, einen 30-Minuten-Timer einzustellen, sobald Sie mit der Verarbeitung beginnen, um sich dafür verantwortlich zu machen, dass Sie nur 30 Minuten in Ihrem Posteingang sind, was auch als Motivation dient, Ihre 4 DS in die Praxis umzusetzen.

Entwickeln Sie mit Ihrem Team ein Kommunikationsprotokoll

  • Warum? Bei so vielen Kommunikationstools gibt es zwangsläufig unterschiedliche Meinungen darüber, wann welche Plattform verwendet werden soll. Wird E-Mail beispielsweise für schnelle Fragen verwendet oder sollten schnelle Fragen in Microsoft Teams oder per Text gestellt werden? Verwenden wir E-Mails, um Entscheidungen zu treffen, oder sollte dies in einem Meeting erfolgen? Wie gehen wir mit der Dateifreigabe um, Eskalationspfade, was ist eigentlich dringend, und mehr? Indem Sie sich die Zeit nehmen, diese Dinge zu klären und auszurichten, können Sie sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren, weniger Ablenkungen erleben und effektiver als Team kommunizieren.
  • Wie? Nehmen Sie sich ein paar Stunden Zeit, um jedes von Ihnen verwendete Kommunikationstool zu besprechen und zu klären, wie und wann es verwendet werden soll. Richten Sie die verschiedenen Kommunikationstools und deren Verwendung in einem Dokument oder einer Matrix aus und bewahren Sie sie an einem gemeinsamen Speicherort auf. Resource InteraWorks für mehr Unterstützung!

Probieren Sie diese 5 Tipps zur Verwaltung der E-Mail-Überlastung aus und nehmen Sie Ihre Hände wieder ans Steuer, egal ob Sie zu Hause oder im Büro arbeiten. Sie reduzieren Ihren Stress, steigern Ihre Produktivität und geben Ihnen mehr Kontrolle.

Autor – Sarah Furrier

Beziehungsleiter & Moderator

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