5 Consejos para Administrar la Sobrecarga de correo electrónico en este Nuevo Entorno

¿Está inundado con aún MÁS correo electrónico hoy en día? Administrar la sobrecarga de correo electrónico es un gran desafío, incluso en las mejores circunstancias. Con la reciente expansión de la fuerza de trabajo virtual en el hogar, no es de extrañar que muchos dependan más de la comunicación por correo electrónico para reemplazar lo que solía ser la interacción cara a cara. Además de que muchos envían más correos electrónicos internos que nunca, Covid-19 también arroja luz sobre cuántas personas y organizaciones tienen su dirección de correo electrónico con la cantidad infinita de puntos de contacto que circulan.

Entonces, ¿cómo, en tiempos de Covid-19, podemos filtrar a través de nuestras abrumadoras bandejas de entrada, administrar eficazmente la sobrecarga de correo electrónico y garantizar que podamos procesar todo rápidamente para centrarnos en ejecutar nuestro trabajo más importante? En InteraWorks, tenemos algunos consejos para usted:

Ejecute una limpieza de bandeja de entrada

  • ¿Por qué? Al ejecutar una limpieza de bandeja de entrada, puede reducir las redundancias en su bandeja de entrada al eliminar los correos electrónicos repetitivos que van y vienen continuamente en un hilo, que no contienen ninguna información única (como un archivo adjunto, una nueva persona que se agrega, etc.).). Outlook elimina rápidamente los correos electrónicos repetitivos y los coloca en la carpeta Elementos eliminados, lo que le permite optimizar su enfoque en lo que realmente necesita conservar.
  • ¿Cómo? Debajo de la pestaña INICIO de tu cinta de Outlook, haz clic en el icono de un sobre con una «X» roja sobre él. La selección » Limpiar conversación «significa que limpiará un hilo de correo electrónico específico,» Limpiar carpetas «significa que limpiará toda la carpeta de la bandeja de entrada, y» Limpiar carpetas & Subcarpetas » significa que limpiará toda la bandeja de entrada Y todas las subcarpetas de las carpetas & de la bandeja de entrada.

Ordena tu bandeja de entrada por tipo (temporalmente)

  • ¿Por qué? Al agrupar elementos como los de su bandeja de entrada, puede tomar decisiones rápidas que afectan a un grupo completo de correos electrónicos que necesita o no conservar (p. ej. todas sus invitaciones de calendario se agruparán, todas sus Respuestas automáticas se agruparán, etc.)
  • ¿Cómo? En la parte superior de tu bandeja de entrada, donde dice «Por fecha» (o cualquiera que sea el mecanismo de clasificación de tu bandeja de entrada actual), selecciona «Tipo.»Desplácese hacia abajo y vea la nueva disposición de la bandeja de entrada según el tipo.

Procese su bandeja de entrada con 4 Ds & utilice la regla de «toque una vez»

  • ¿Por qué? Al tomar una decisión rápida sobre cada artículo que recibe la primera vez que lo mira, las cosas no pueden acumularse.
  • ¿Cómo? ELIMINE lo que pueda, HAGA rápidamente lo que pueda (regla de 2 minutos o menos), DELEGUE lo que pueda y POSPONGA el resto para hacerlo más tarde (¡de esta manera, puede terminar de procesar toda su bandeja de entrada!). Si no es un correo electrónico procesable y no puede eliminarlo, muévalo a una carpeta de archivos de referencia.

Lote su tiempo en correo electrónico

  • ¿Por qué? Para asegurarse de que no está reaccionando y siendo descarrilado por cada correo electrónico que recibe, sino que se toma el tiempo para enfocarse y trabajar de manera proactiva en sus prioridades reales.
  • ¿Cómo? Crea cuatro ventanas de 30 minutos en tu calendario cada día. Incluso puede establecer que estas citas sean recurrentes en el transcurso de 2-3 semanas mientras trabaja para formar este hábito. Considere establecer un temporizador de 30 minutos una vez que comience a procesar para responsabilizarse de solo estar en su bandeja de entrada durante 30 minutos, lo que también servirá como motivación para poner en práctica sus 4 D.

Desarrolle un Protocolo de Comunicación con Su Equipo

  • ¿Por qué? Con tantas herramientas de comunicación, es probable que haya diferentes opiniones sobre cuándo usar qué plataforma. Por ejemplo, ¿se utiliza el correo electrónico para hacer preguntas rápidas, o se deben hacer preguntas rápidas en Microsoft Teams o a través de texto? ¿Usamos el correo electrónico para tomar decisiones, o debería hacerse en una reunión? ¿Cómo manejamos el uso compartido de archivos, las rutas de escalada, lo que es realmente urgente y más? Al tomarse el tiempo para aclarar y alinearse con estas cosas, puede concentrarse mejor en su trabajo, experimentar menos distracciones y comunicarse de manera más efectiva como equipo.
  • ¿Cómo? Dedique unas horas para discutir cada herramienta de comunicación que utilice y aclarar cómo y cuándo debe usarse. Alinee las diferentes herramientas de comunicación y su uso en un documento o matriz y manténgalas en una ubicación compartida. Recursos InteraWorks para más soporte!

Pruebe estos 5 consejos para administrar la sobrecarga de correo electrónico y vuelva a poner las manos en el volante, ya sea que trabaje en casa o en una oficina. Reducirán su estrés, aumentarán su productividad y le permitirán sentirse más en control.

Autora – Sarah Furrier

Líder de relaciones & Facilitadora

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