5 vinkkiä sähköpostin ylikuormituksen hallintaan tässä uudessa ympäristössä

oletko tulvillaan vieläkin enemmän sähköpostia nykyään? Sähköpostin ylikuormituksen hallinta on suuri haaste parhaissakin olosuhteissa. Kun viimeaikainen kasvu virtuaalisen at-home työvoima, se ei ole yllätys, että monet luottavat enemmän sähköpostin viestinnän korvata mitä ennen oli face-to-face vuorovaikutusta. Sen lisäksi, että monet lähettävät enemmän sisäisiä sähköposteja kuin koskaan ennen, Covid-19 valottaa myös sitä, kuinka monella ihmisellä ja organisaatiolla on sähköpostiosoitteesi ja loputon määrä kosketuspisteitä liikkeellä.

Joten miten Covid-19: n aikana voimme suodattaa ylivoimaisen postilaatikkomme läpi, hallita tehokkaasti sähköpostin ylikuormitusta ja varmistaa, että pystymme nopeasti käsittelemään kaiken, jotta voimme keskittyä tärkeimmän työmme toteuttamiseen? Interaworksilla on muutama vinkki sinulle:

Suorita postilaatikon siivous

  • miksi? Suorittamalla postilaatikon uudelleenjärjestäminen, voit vähentää irtisanomisia postilaatikkoon poistamalla toistuvia sähköposteja, jotka jatkuvasti menevät edestakaisin Lanka, jotka eivät sisällä mitään ainutlaatuisia tietoja (kuten liitetiedosto, Uusi henkilö lisätään, jne.). Outlook nopeasti poistaa toistuvia sähköposteja ja sijoittaa ne poistetut kohteet kansio, jonka avulla voit virtaviivaistaa keskittyä siihen, mitä todella täytyy pitää.
  • miten? Alla kotiin välilehti Outlook nauha, klikkaa kuvaketta kirjekuoren punainen ” X ” sen yli. ”Siivoa Keskustelu” valinta tarkoittaa, että se puhdistaa yhden tietyn sähköpostin säiettä, ” Siivoa kansiot ”tarkoittaa, että se puhdistaa koko Saapuneet-kansio, ja” siivoa kansiot & alikansiot ” tarkoittaa, että se puhdistaa koko Saapuneet ja kaikki Saapuneet kansiot & alikansiot.

Lajittele postilaatikkosi tyypin mukaan (väliaikaisesti)

  • miksi? Alaryhmittämällä kuten kohteita postilaatikkoon, voit tehdä nopeita päätöksiä, jotka vaikuttavat koko ryhmä sähköposteja, että et / ei tarvitse pitää (ts. kaikki kalenterikutsusi ryhmitellään yhteen, kaikki automaattiset vastauksesi ryhmitellään yhteen jne.)
  • miten? Yläreunassa postilaatikkoon, jossa sanotaan, ”mennessä” (tai mitä nykyinen saapuneet lajittelumekanismi on) Valitse ”tyyppi.”Selaa alas ja tarkastella uuden postilaatikon järjestely perustuu tyyppi.

käsittele postilaatikkosi 4 Ds & käytä ”kosketa sitä kerran” – sääntöä

  • miksi? Kun teet nopean päätöksen jokaisesta esineestä, jonka saat ensimmäisellä kerralla, asiat eivät voi kasaantua.
  • miten? Poista mitä voit, tehdä nopeasti mitä voit (2 minuutin tai vähemmän sääntö), delegoida mitä voit, ja lykätä loput tehdä myöhemmin (näin, voit itse saada läpi käsittely koko Saapuneet!). Jos se ei ole toimintakelpoinen sähköposti ja et voi poistaa, siirrä se Viitetiedostokansioon.

erä aikasi sähköpostissa

  • miksi? Varmistaa, että et reagoi ja saada suistunut jokainen sähköposti, että saat, mutta vie aikaa ennakoivasti keskittyä ja työskennellä todellisia prioriteetteja.
  • miten? Raivaa kalenteriin neljä 30 minuutin ikkunaa joka päivä. Voit jopa asettaa nämä olemaan toistuvia tapaamisia aikana 2-3 viikkoa, kun työskentelet muodostaa tämän tavan. Harkitse 30 minuutin ajastimen asettamista, kun aloitat käsittelyn pitääksesi itsesi vastuussa vain siitä, että olet postilaatikossasi 30 minuutin ajan, mikä toimii myös motivaationa laittaa 4 D: n käytäntöön.

kehitä Viestiprotokolla tiimisi kanssa

  • miksi? Koska viestintävälineitä on niin paljon, on väistämättä erilaisia mielipiteitä siitä, milloin käyttää mitä alustaa. Käytetäänkö esimerkiksi sähköpostia nopeisiin kysymyksiin, vai pitäisikö nopeat kysymykset esittää Microsoft-tiimeissä tai tekstiviestillä? Käytämmekö sähköpostia päätöksentekoon, vai pitäisikö se tehdä kokouksessa? Miten käsittelemme tiedostojen jakamista, eskalointipolkuja, mikä on todella kiireellistä ja paljon muuta? Kun käytät aikaa näiden asioiden selventämiseen ja linjaamiseen, pystyt paremmin keskittymään työhösi, kokemaan vähemmän häiriötekijöitä ja kommunikoimaan tehokkaammin tiiminä.
  • miten? Kaivertaa muutama tunti aikaa keskustella jokaisesta käyttämästäsi viestintävälineestä ja selventää, miten ja milloin sitä tulisi käyttää. Kohdista eri viestintävälineet ja niiden käyttö dokumentissa tai matriisissa ja säilytä jaetussa paikassa. Resource InteraWorks lisää tukea!

kokeile näitä 5 vinkkiä sähköpostien ylikuormituksen hallintaan ja ota kädet takaisin rattiin, olit sitten töissä kotona tai toimistossa. Ne vähentävät stressiä, lisäävät tuottavuutta ja antavat sinun tuntea hallitsevasi.

Author-Sarah Furrier

Relationship Lead & fasilitaattori

an offer for you

Aloita tänään valmiuksien kehittäminen, keskittymisen parantaminen ja omien sisäisten voimavarojen hyödyntäminen. Liity meihin 3 yksinkertaisia työkaluja meidän Fortune 500 asiakkaat käyttävät saavuttaa mikä on tärkeintä, ilmainen 1 tunnin webinaari, joka antaa sinulle työkaluja ja strategioita, jotka voit laittaa töihin välittömästi. Se tarjoaa myös tietoa niille, jotka haluavat syventyä lisäämään ja ylläpitämään korkeampaa suorituskykyä ja tuloksia. Klikkaa tästä lisätietoja ja rekisteröityä.

tietoja Interaworksista

InteraWorks on globaali oppimisyritys, jonka tehtävänä on kohottaa ihmisten työkokemusta. Erikoistunut ammatillisen kehityksen ja suorituskyvyn mahdollistamiseksi, tarjoamme huippuluokan oppimisohjelmia, jotka perustuvat neljään määriteltyyn edellytykseen, jotka on olemassa yksilöille, tiimit kuten tehokas reuna, paras vuosi vielä, ja Essentials series. Integroidut oppimiskehyksemme ja verkkotyökalumme luovat välittömiä ja kestäviä läpimurtoja suorituskyvyssä. Vuosikymmenten aikana olemme työskennelleet kaikilla tasoilla yrityksissä monilla toimialoilla, olemme rakentaneet maineen, joka auttaa ihmisiä ja organisaatioita valjastamaan heidän keskittymisensä, ajattelutapansa, lahjakkuutensa ja energiansa tuottamaan tuloksia, joilla on eniten merkitystä. interaworks.com

olemme määritelleet neljä ehtoa, joiden on oltava olemassa, jotta yksilö, tiimi tai organisaatio voi olla tehokas suorituskyvyn ja kehityksen areenalla; vastuuvelvollisuus, keskittyminen, linjaus ja eheys. Jatkamme näiden ja muiden asioiden tutkimista blogissamme ja odotamme innolla sitoutumistasi ja vuorovaikutustasi kanssamme. Pysykää kuulolla, kun kiinnitämme reunat.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.