5 Conseils pour Gérer la Surcharge des e-mails dans ce Nouvel Environnement

Êtes-vous inondé d’encore PLUS d’e-mails de nos jours ? La gestion de la surcharge des e-mails est un défi majeur, même dans les meilleures circonstances. Avec l’expansion récente de la main-d’œuvre virtuelle à domicile, il n’est pas surprenant que beaucoup s’appuient davantage sur la communication par e-mail pour remplacer ce qui était auparavant une interaction en face à face. En plus d’envoyer plus d’e-mails internes que jamais auparavant, Covid-19 fait également la lumière sur le nombre de personnes et d’organisations qui ont votre adresse e-mail avec les quantités infinies de points de contact qui circulent.

Alors, comment, en période de Covid-19, pouvons-nous filtrer nos boîtes de réception surchargées, gérer efficacement la surcharge des e-mails et nous assurer que nous sommes rapidement en mesure de tout traiter afin de pouvoir nous concentrer sur l’exécution de notre travail le plus important? Chez InteraWorks, nous avons quelques conseils pour vous:

Exécutez un nettoyage de boîte de réception

  • Pourquoi? En exécutant un nettoyage de boîte de réception, vous êtes en mesure de réduire les redondances dans votre boîte de réception en éliminant les e-mails répétitifs qui vont et viennent en continu dans un fil de discussion, qui ne contiennent aucune information unique (comme une pièce jointe, une nouvelle personne ajoutée, etc.). Outlook supprime rapidement les e-mails répétitifs et les place dans le dossier Éléments supprimés, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce que vous devez réellement conserver.
  • Comment? Sous l’onglet ACCUEIL de votre ruban Outlook, cliquez sur l’icône d’une enveloppe avec un « X » rouge dessus. La sélection « Nettoyer la conversation » signifie qu’elle nettoiera un fil de discussion spécifique, « Nettoyer les dossiers » signifie qu’elle nettoiera l’ensemble du dossier de la boîte de réception, et « Nettoyer les sous-dossiers des dossiers & » signifie qu’elle nettoiera l’ensemble de la boîte de réception ET tous vos dossiers de boîte de réception & sous-dossiers.

Triez votre boîte de réception par type (temporairement)

  • Pourquoi ? En sous-groupant comme des éléments dans votre boîte de réception, vous pouvez prendre des décisions rapides affectant un groupe entier d’e-mails que vous n’avez / n’avez pas besoin de conserver (c.-à-d. toutes vos invitations de calendrier seront regroupées, toutes vos Réponses automatiques seront regroupées, etc.)
  • Comment? En haut de votre boîte de réception où il est écrit « Par date » (ou quel que soit votre mécanisme de tri de boîte de réception actuel), sélectionnez « Type. » Faites défiler vers le bas et affichez votre nouvel arrangement de boîte de réception en fonction du type.

Traitez votre boîte de réception avec les 4 Ds & utilisez la règle « touchez-la une fois »

  • Pourquoi? En prenant une décision rapide sur chaque élément que vous recevez la première fois que vous le regardez, les choses ne peuvent pas s’empiler.
  • Comment? SUPPRIMEZ ce que vous pouvez, FAITES rapidement ce que vous pouvez (règle de 2 minutes ou moins), DÉLÉGUEZ ce que vous pouvez et REPORTEZ le reste à faire plus tard (de cette façon, vous pouvez réellement traiter toute votre boîte de réception!). S’il ne s’agit pas d’un e-mail exploitable et que vous ne pouvez pas le supprimer, déplacez-le dans un dossier de fichier de référence.

Lot votre temps dans le courrier électronique

  • Pourquoi? Pour vous assurer que vous ne réagissez pas et ne vous faites pas dérailler par chaque e-mail que vous recevez, mais prenez le temps de vous concentrer et de travailler de manière proactive sur vos priorités réelles.
  • Comment? Découpez quatre fenêtres de 30 minutes sur votre calendrier chaque jour. Vous pouvez même définir ces rendez-vous récurrents sur une période de 2 à 3 semaines pendant que vous travaillez pour former cette habitude. Envisagez de régler une minuterie de 30 minutes une fois que vous commencez le traitement pour vous tenir responsable de n’être dans votre boîte de réception que pendant 30 minutes, ce qui servira également de motivation pour mettre vos 4 D en pratique.

Développez un Protocole de communication avec votre équipe

  • Pourquoi ? Avec autant d’outils de communication, il y a forcément des opinions divergentes sur le moment d’utiliser quelle plate-forme. Par exemple, le courrier électronique est-il utilisé pour des questions rapides ou des questions rapides doivent-elles être posées sur Microsoft Teams ou par SMS? Utilisons-nous le courrier électronique pour prendre des décisions ou devrions-nous le faire lors d’une réunion? Comment gérons-nous le partage de fichiers, les chemins d’escalade, ce qui est réellement urgent, et plus encore? En prenant le temps de clarifier et de vous aligner sur ces choses, vous êtes mieux en mesure de vous concentrer sur votre travail, de ressentir moins de distractions et de communiquer plus efficacement en équipe.
  • Comment? Prenez quelques heures pour discuter de chaque outil de communication que vous utilisez et clarifier comment et quand il doit être utilisé. Alignez-vous sur les différents outils de communication et leur utilisation dans un document ou une matrice et conservez-les dans un emplacement partagé. Ressource InteraWorks pour plus de support!

Essayez ces 5 conseils pour gérer la surcharge de courriels et remettez les mains sur le volant, que vous travailliez à la maison ou au bureau. Ils réduiront votre stress, augmenteront votre productivité et vous permettront de vous sentir plus en contrôle.

Auteur – Sarah Furrier

Responsable relationnelle & Facilitatrice

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