5 tipp az e-mail túlterhelés kezeléséhez ebben az új környezetben

manapság még több e-mailt áraszt el? Az e-mail túlterhelés kezelése a legjobb körülmények között is nagy kihívás. A virtuális otthoni munkaerő közelmúltbeli bővülésével, nem meglepő, hogy sokan nagyobb mértékben támaszkodnak az e-mail kommunikációra, hogy helyettesítsék a korábban személyes interakciót. Amellett, hogy sokan több belső e-mailt küldenek, mint valaha, a Covid-19 rávilágít arra is, hogy hány embernek és szervezetnek van e-mail címe a végtelen mennyiségű érintési ponttal.

tehát hogyan tudjuk a Covid-19 idején szűrni az elsöprő postaládáinkat, hatékonyan kezelni az e-mailek túlterhelését, és biztosítani, hogy gyorsan képesek legyünk mindent feldolgozni, hogy a legfontosabb munkánk végrehajtására koncentrálhassunk? Az InteraWorks-nál van néhány tipp az Ön számára:

futtasson egy beérkező levelek tisztítását

  • miért? A beérkező levelek tisztításának futtatásával csökkentheti a beérkező levelek redundanciáit azáltal, hogy kiküszöböli azokat az ismétlődő e-maileket, amelyek folyamatosan oda-vissza mennek egy szálban, amelyek nem tartalmaznak egyedi információkat (például mellékletet, új személyt adnak hozzá stb.). Az Outlook gyorsan eltávolítja az ismétlődő e-maileket, és a Törölt elemek mappába helyezi őket, lehetővé téve, hogy racionalizálja a hangsúlyt arra, amit valójában meg kell tartania.
  • hogyan? Az Outlook szalag Kezdőlap lapja alatt kattintson egy boríték ikonjára, rajta piros ” X ” betűvel. A ” beszélgetés tisztítása “kijelölés azt jelenti, hogy egy adott e-mail szálat fog megtisztítani, a” mappák tisztítása “azt jelenti, hogy megtisztítja a teljes bejövő mappát, és a” mappák tisztítása & almappák ” azt jelenti, hogy megtisztítja a teljes beérkező leveleket és az összes beérkező mappát & almappákat.

a beérkező levelek rendezése típus szerint (ideiglenesen)

  • miért? A beérkező levelek mappájába tartozó elemek alcsoportosításával gyors döntéseket hozhat, amelyek hatással vannak az e-mailek egész csoportjára, amelyeket meg kell tartania / nem kell megtartania (pl. az összes naptármeghívás csoportosítva lesz, az összes automatikus válasz csoportosítva lesz stb.)
  • hogyan? A beérkező levelek tetején, ahol azt mondja: “dátum szerint “(vagy bármi is legyen a jelenlegi beérkező levelek rendezési mechanizmusa) válassza a ” típus.”Görgessen lefelé, és tekintse meg az új beérkező levelek elrendezését típus alapján.

a beérkező levelek feldolgozása a 4 Ds segítségével & használja az” egyszer érintse meg ” szabályt

  • miért? Azáltal, hogy egy gyors döntést minden elemet kap az első alkalommal, amikor megnézi, a dolgok nem halmozódnak fel.
  • hogyan? Törölje, amit tud, gyorsan tegye meg, amit tud (2 perc vagy kevesebb szabály), delegálja, amit tud, a többit pedig későbbre halasztja (így valójában átjuthat a teljes beérkező levelek feldolgozásán!). Ha ez nem egy végrehajtható e-mail, és nem tudja törölni, helyezze át egy Referenciafájl mappába.

kötegelje az idejét e-mailben

  • miért? Annak biztosítása érdekében, hogy ne reagáljon és kisikljon minden egyes e-mail, amelyet kap, de időt vesz igénybe, hogy proaktívan összpontosítson és dolgozzon a tényleges prioritásokra.
  • hogyan? Faragjon ki négy 30 perces ablakot a naptárában minden nap. Akár azt is beállíthatja, hogy ezek ismétlődő találkozók legyenek 2-3 hét alatt, miközben dolgozik, hogy kialakítsa ezt a szokást. Fontolja meg egy 30 perces időzítő beállítását, miután megkezdte a feldolgozást, hogy felelősségre vonja magát, ha csak 30 percig tartózkodik a postaládájában, ami motivációként szolgál a 4 D-K gyakorlati megvalósításához is.

kommunikációs protokoll fejlesztése a csapatával

  • miért? Olyan sok kommunikációs eszközzel, eltérő vélemények vannak arról, hogy mikor kell használni a platformot. Például az e-mailt használják gyors kérdésekhez, vagy gyors kérdéseket kell feltenni a Microsoft Teams-en vagy szöveges úton? E-mailt használunk a döntések meghozatalához, vagy ezt egy értekezleten kell megtenni? Hogyan kezeljük a fájlmegosztást, az eszkalációs útvonalakat, a valójában sürgős dolgokat és még sok mást? Azáltal, hogy időt szán ezeknek a dolgoknak a tisztázására és összehangolására, jobban képes összpontosítani a munkájára, kevesebb zavaró tényezőt tapasztalni, és hatékonyabban kommunikálni csapatként.
  • hogyan? Szánjon néhány órát arra, hogy megvitasson minden használt kommunikációs eszközt, és tisztázza, hogyan és mikor kell használni. Igazítsa a különböző kommunikációs eszközöket és azok használatát egy dokumentumban vagy mátrixban, és tartsa megosztott helyen. Forrás InteraWorks további támogatást!

próbálja ki ezeket az 5 tippet az e-mail túlterhelés kezeléséhez, és tegye vissza a kezét a kormányra, függetlenül attól, hogy otthon vagy irodában dolgozik. Csökkenti a stresszt, növeli a termelékenységet, és lehetővé teszi, hogy jobban érezze magát.

Szerző – Sarah Furrier

Kapcsolatvezető & facilitátor

ajánlat az Ön számára

kezdje el még ma kapacitásépítés, a fókusz javítása és a saját belső erőforrásainak elérése. Csatlakozzon hozzánk 3 egyszerű eszközhöz, amelyeket Fortune 500 ügyfeleink használnak a legfontosabb dolgok eléréséhez, egy ingyenes 1 órás webináriumhoz, amely olyan eszközöket és stratégiákat kínál, amelyeket azonnal munkába állíthat. Emellett tájékoztatást nyújt azok számára is, akik mélyebben szeretnének belemerülni a teljesítmény és az eredmények magasabb szintjének növelésébe és fenntartásába. Kattintson ide további információkért és a regisztrációhoz.

az InteraWorks-ról

az InteraWorks egy globális tanulási vállalat, amelynek küldetése az emberi tapasztalat felemelése a munkahelyen. Szakosodott szakmai fejlődés és a teljesítmény enablement, kínálunk legjobban értékelt tanulási programok alapján négy meghatározott feltételeket, hogy léteznie kell az egyének, csapatok, beleértve a hatékony Edge, a legjobb év még, és az Essentials sorozat. Integrált tanulási keretrendszerünk és online eszközeink azonnali és fenntartható áttörést eredményeznek a teljesítményben. A vállalati vállalatok minden szintjén végzett több évtizedes munka során számos iparágban hírnevet szereztünk azzal, hogy segítjük az embereket és a szervezeteket a fókuszuk, gondolkodásmódjuk, tehetségük és energiájuk kiaknázásában a legfontosabb eredmények elérése érdekében. interaworks.com

négy feltételnek kell léteznie ahhoz, hogy egy egyén, csapat vagy szervezet hatékony legyen a teljesítmény és a fejlődés területén; elszámoltathatóság, fókusz, összehangolás és integritás. Továbbra is feltárjuk ezeket és még többet a blogunkban, és várjuk az elkötelezettségét és a velünk való interakciót. Maradjon velünk, ahogy bekapcsoljuk a széleket.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.