5 Suggerimenti per la gestione di sovraccarico di posta elettronica in questo nuovo ambiente

Sei inondato con ancora più e-mail al giorno d’oggi? Gestire il sovraccarico di posta elettronica è una sfida importante anche nelle migliori circostanze. Con la recente espansione della forza lavoro virtuale a casa, non sorprende che molti si affidino più pesantemente alla comunicazione e-mail per sostituire quella che era l’interazione faccia a faccia. Oltre a molti l’invio di più e-mail interne che mai, Covid-19 è anche facendo luce su quante persone e organizzazioni hanno il tuo indirizzo e-mail con le infinite quantità di punti di contatto in circolazione.

Così come, in tempi di Covid-19, possiamo filtrare attraverso le nostre caselle di posta in eccesso, gestire efficacemente il sovraccarico di posta elettronica, e garantire che siamo rapidamente in grado di elaborare tutto in modo che possiamo concentrarci sull’esecuzione sul nostro lavoro più importante? In InteraWorks, abbiamo alcuni suggerimenti per te:

Esegui una pulizia della posta in arrivo

  • Perché? Eseguendo una pulizia della posta in arrivo, è possibile ridurre le ridondanze nella posta in arrivo eliminando le e-mail ripetitive che vanno continuamente avanti e indietro in un thread, che non contengono informazioni univoche (ad esempio un allegato, una nuova persona aggiunta, ecc.). Outlook rimuove rapidamente le email ripetitive e li inserisce nella cartella Posta eliminata, che consente di semplificare la vostra attenzione su ciò che effettivamente bisogno di mantenere.
  • Come? Sotto la scheda HOME della barra multifunzione di Outlook, fai clic sull’icona di una busta con una “X” rossa sopra. La selezione “Clean up Conversation” significa che pulirà uno specifico thread di posta elettronica,” Clean Up Folders “significa che pulirà l’intera cartella inbox e” Clean Up Folders & Subfolders ” significa che pulirà l’intera posta in arrivo E tutte le cartelle inbox & sottocartelle.

Ordina la tua casella di posta per tipo (temporaneamente)

  • Perché? Raggruppando come elementi nella posta in arrivo, puoi prendere decisioni rapide che influiscono su un intero gruppo di e-mail che non devi / non devi mantenere (ad es. tutti i tuoi inviti al calendario saranno raggruppati, tutte le tue risposte automatiche saranno raggruppate, ecc.)
  • Come? Nella parte superiore della tua casella di posta in cui si dice “Per data” (o qualunque sia il tuo attuale meccanismo di ordinamento della posta in arrivo) seleziona “Tipo.”Scorrere verso il basso e visualizzare la nuova disposizione posta in arrivo in base al tipo.

Elabora la tua casella di posta con 4 Ds & utilizza la regola” tocca una volta ”

  • Perché? Prendendo una decisione rapida su ogni articolo che ricevi la prima volta che guardi, le cose non possono accumularsi.
  • Come? ELIMINA ciò che puoi, FAI rapidamente ciò che puoi (regola di 2 minuti o meno), DELEGA ciò che puoi e RINVIA il resto da fare in seguito (in questo modo, puoi effettivamente elaborare l’intera posta in arrivo!). Se non si tratta di un’e-mail utilizzabile e non è possibile eliminarla, spostarla in una cartella del file di riferimento.

Batch il vostro tempo in e-mail

  • Perché? Per garantire che non si sta reagendo e sempre deragliato da ogni singola e-mail che si riceve, ma prendendo tempo per concentrarsi in modo proattivo e lavorare sulle vostre priorità reali.
  • Come? Ritaglia quattro finestre di 30 minuti sul tuo calendario ogni giorno. È anche possibile impostare questi appuntamenti ricorrenti nel corso di 2-3 settimane mentre si lavora per formare questa abitudine. Considera di impostare un timer di 30 minuti una volta che inizi l’elaborazione per ritenerti responsabile di essere solo nella tua casella di posta per 30 minuti, che servirà anche come motivazione per mettere in pratica i tuoi 4 D.

Sviluppa un protocollo di comunicazione con il tuo team

  • Perché? Con così tanti strumenti di comunicazione, è inevitabile che ci siano opinioni diverse su quando utilizzare quale piattaforma. Ad esempio, l’e-mail viene utilizzata per domande rapide o le domande rapide devono essere poste su Microsoft Teams o tramite testo? Usiamo la posta elettronica per prendere decisioni, o dovrebbe essere fatto in una riunione? Come gestiamo la condivisione di file, i percorsi di escalation, ciò che è effettivamente urgente e altro ancora? Prendendo il tempo per chiarire e allineare su queste cose, si è meglio in grado di concentrarsi sul proprio lavoro, sperimentare meno distrazioni, e comunicare in modo più efficace come una squadra.
  • Come? Ritagliarsi un paio d’ore per discutere ogni strumento di comunicazione che si utilizza e chiarire come e quando dovrebbe essere utilizzato. Allineare i diversi strumenti di comunicazione e il loro utilizzo in un documento o matrice e mantenere in una posizione condivisa. Risorse InteraWorks per un maggiore supporto!

Prova questi 5 suggerimenti per la gestione del sovraccarico di posta elettronica e rimetti le mani sul volante, sia che tu stia lavorando a casa o in ufficio. Ridurranno lo stress, aumenteranno la produttività e ti faranno sentire più in controllo.

Autore-Sarah Furrier

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