この新しい環境で電子メールの過負荷を管理するための5つのヒント

あなたは メールの過負荷を管理することは、最高の状況下でも大きな課題です。 仮想在宅労働力の最近の拡大に伴い、それは多くが対面の相互作用であるために使用されるものを交換するために電子メール通信に大きく依存して これまで以上に多くの内部電子メールを送信することに加えて、Covid-19はまた、循環タッチポイントの無限の量であなたの電子メールアドレスを持ってい

それでは、Covid-19の時代に、圧倒的な受信トレイをフィルタリングし、電子メールの過負荷を効果的に管理し、すべてを迅速に処理できるようにして、最

受信トレイのクリーンアップを実行する

  • なぜですか? 受信トレイのクリーンアップを実行することで、スレッド内で継続的に前後に移動する反復的な電子メール、一意の情報(添付ファイル、追加された新しい人など)が含まれていない電子メールを排除することで、受信トレイの冗長性を減らすことができます。). Outlookはすぐに反復的な電子メールを削除し、削除済みアイテムフォルダに配置し、実際に保持する必要があるものに焦点を合理化することができます。
  • どうやって? Outlookリボンの[ホーム]タブの下に、その上に赤い「X」が付いた封筒のアイコンをクリックします。 “Clean Up Conversation”選択は、特定の電子メールスレッドをクリーンアップすることを意味し、”Clean Up Folders”は受信トレイフォルダ全体をクリーンアップすることを意味し、”Clean Up Folders&Subfolders”は、受信トレイ全体とすべての受信トレイフォルダ&サブフォルダをクリーンアップすることを意味します。

受信トレイをタイプ別に並べ替えます(一時的に)

  • なぜ? あなたの受信トレイ内のアイテムのようなサブグループ化することにより、あなたが行う/保持する必要はありません電子メールのグループ全体に影響を あなたのカレンダーの招待状のすべてが一緒にグループ化され、あなたの自動返信のすべてが一緒にグループ化されますなど。)
  • どうですか? それは言うあなたの受信トレイの上部に、”日付によって”(またはあなたの現在の受信トレイのソートメカニズムが何であれ)”タイプ”を選択します。”下にスクロールして、タイプに基づいて新しい受信トレイの配置を表示します。

受信トレイを4Dsで処理します&”一度タッチ”ルールを利用します

  • なぜですか? あなたが見る最初に受け取るあらゆる項目で速い決定をすることによって、事は積み上げることができない。
  • どうやって? あなたができることを削除し、あなたができることをすぐに行う(2分以下のルール)、あなたができることを委任し、後で行うために残りの部分を延期(こ). それが実用的な電子メールではなく、削除できない場合は、参照ファイルフォルダに移動します。

電子メールであなたの時間をバッチ

  • なぜですか? あなたが反応し、あなたが受け取るが、積極的に焦点を当て、あなたの実際の優先順位に取り組むために時間を割いてすべての単一の電子メールによっ
  • どうやって? あなたのカレンダーの4つの30分の窓を毎日切り開きなさい。 あなたも、あなたがこの習慣を形成するために働いている間、2-3週間のコースで定期的な予定であることをこれらを設定することができます。 あなただけのためにあなたの受信トレイにいることに責任を保持するために処理を開始したら、30分のタイマーを設定することを検討してください30分,これはまた、実践にあなたの4Dのを置くための動機として機能します.

あなたのチームとの通信プロトコルを開発する

  • なぜですか? 非常に多くのコミュニケーションツールでは、どのプラットフォームをいつ使用するかについて意見が異な たとえば、電子メールは簡単な質問に使用されますか、または簡単な質問はMicrosoft Teamsまたはテキストで尋ねられる必要がありますか? 私達は決定をするのに電子メールを使用するか、またはそれは会合でされるべきであるか。 ファイル共有、エスカレーションパス、実際には緊急のものなどをどのように処理しますか? 時間をかけてこれらのことを明確にし、整列させることで、仕事に集中し、気晴らしを少なくし、チームとしてより効果的にコミュニケーションをとるこ
  • どうやって? あなたが使用するあらゆるコミュニケーション用具を論議し、いつ、どのように使用されるべきであるか明白にするために少数の時間を切り開きなさい。 文書またはマトリックスの異なったコミュニケーション用具そして使用法で一直線に並び、共有された位置で保ちなさい。 より多くのサポートのためのリソースInteraWorks!

電子メールの過負荷を管理するためのこれらの5つのヒントを試してみて、あなたが自宅で、またはオフィスの設定で作業しているかどうか、ホイール それらはあなたの圧力を減らし、あなたの生産性を高め、そして制御の多くを感じることを可能にする。

著者–Sarah Furrier

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