이 새로운 환경에서 이메일 과부하를 관리하기위한 5 가지 팁

요즘 더 많은 이메일이 쇄도하고 있습니까? 전자 우편 하중 초과를 처리함것은 상황의 제일의 밑에 조차 중요한 도전 이다. 가상 재택 인력의 최근 확장과 함께,많은 사람들이 얼굴을 맞대고 상호 작용으로 사용되는 대체 이메일 통신에 더 많이 의존하는 것은 놀라운 일이 아니다. 코로나 19 는 그 어느 때보다 많은 내부 이메일을 보내는 것 외에도,얼마나 많은 사람들과 조직들이 귀하의 이메일 주소를 가지고 있는지,수많은 접촉점이 순환하고 있는지 밝히고 있습니다.

그렇다면 코로나 19 시대에 우리는 압도적 인받은 편지함을 필터링하고 이메일 과부하를 효과적으로 관리하며 모든 것을 신속하게 처리하여 가장 중요한 작업을 수행하는 데 집중할 수 있도록 할 수 있습니까?

받은 편지함 정리 실행

  • 왜? 받은 편지함 정리를 실행하여,당신은 지속적으로 스레드에서 앞뒤로 이동 반복적 인 이메일을 제거하여받은 편지함의 중복을 줄일 수 있습니다,그 고유 한 정보를 포함하지 않는(예:첨부 파일로,새로운 사람이 추가되고,기타.). 아웃룩은 신속하게 반복적 인 이메일을 제거하고 당신이 실제로 유지해야하는지에 초점을 간소화 할 수 있도록 지운 편지함 폴더에 배치합니다.
  • 어떻게? 당신의 아웃룩 리본의 홈 탭 아래에,그 위에 빨간색”엑스”와 봉투의 아이콘을 클릭합니다. “대화 정리”를 선택하면 하나의 특정 이메일 스레드를 정리하고,”폴더 정리”는 전체받은 편지함 폴더를 정리하고,”폴더 정리&하위 폴더”는 전체받은 편지함 및 모든받은 편지함 폴더를 정리한다는 것을 의미합니다&하위 폴더.

받은 편지함을 유형별로 정렬(일시적으로)

  • 왜? 받은 편지함의 항목과 같은 하위 그룹화를 통해 유지할 필요가 없거나 유지할 필요가 없는 전체 이메일 그룹에 영향을 주는 빠른 결정을 내릴 수 있습니다(예: 모든 캘린더 초대장이 함께 그룹화되고 모든 자동 회신이 함께 그룹화됩니다.)
  • 어떻게? 받은 편지함 상단에서”날짜 별”(또는 현재받은 편지함 정렬 메커니즘이 무엇이든)”유형.”아래로 스크롤하여 유형에 따라 새받은 편지함 배열을 볼 수 있습니다.

받은 편지함 처리&”한 번 터치”규칙 활용

  • 왜? 각 품목에 빠른 결정을 내려서 너는 너가 볼 첫번째로,것 쌓아 올릴 받지 않는다 받는다.
  • 어떻게? 당신이 할 수있는 것을 삭제하고,당신이 할 수있는 것을 신속하게 수행하고(2 분 이하의 규칙),당신이 할 수있는 것을 위임하고,나중에 할 수있는 나머지를 연기하십시오(이 방법으로,당신은 실제로 전체받은 편지함 처리를 통해 얻을 수 있습니다!). 실행 가능한 이메일이 아니며 삭제할 수 없는 경우 참조 파일 폴더로 이동합니다.

이메일로 시간을 일괄 처리

  • 왜? 너가 너가 받는 각 단순한 전자 우편에의해 탈선해 반작용하고지 않 그러나 너의 실제적인 우선권에 적극적으로 초점을 맞추고 일하는 시간을 걸리고 있지 않는 것을 지키기 위하여.
  • 어떻게? 너의 달력에 4 개의 30 분 창을 각 일 새기십시요. 당신은 당신이이 습관을 형성하기 위해 작업하는 동안 2~3 주 동안 반복 약속으로 이러한 설정할 수 있습니다. 30 분 타이머를 설정하면 30 분 동안 받은 편지함에만 있는 것에 대해 책임을 지도록 처리를 시작할 수 있습니다.

팀과 통신 프로토콜 개발

  • 왜? 이렇게 많은 커뮤니케이션 공구에,거기서 무슨 플래트홈을 언제 사용하기 위하여 다른 의견 있기 위하여 도약된다. 예를 들면,전자 우편은 빠른 질문을 위해 이용되는가,또는 빠른 질문은 마이크로소프트 팀에 또는 원본을 통해서 요청되어야 하는가? 우리는 결정을 내리기 위하여 전자 우편을 이용하는가,또는 저것이 회의안에 해야 하는가? 파일 공유,에스컬레이션 경로,실제로 긴급한 것 등을 어떻게 처리합니까? 이러한 것들을 명확히하고 정렬하는 시간을 가짐으로써,당신은 당신의 일에 집중하고,산만 함을 덜 경험하고,팀으로서 더 효과적으로 의사 소통 할 수 있습니다.
  • 어떻게? 사용 하는 모든 커뮤니케이션 도구를 논의 하 고 어떻게 그리고 언제 사용 해야 명확 하 게 몇 시간을 개척. 문서 또는 매트릭스에서 다양한 커뮤니케이션 도구 및 사용법을 정렬하고 공유 위치에 유지합니다. 더 많은 지원을 위해 리소스 인터 웍스!

이메일 과부하를 관리하기위한 5 가지 팁을 시도하고 집에서 또는 사무실 환경에서 작업하든,다시 바퀴에 손을 얻을. 그들은 당신의 긴장을 감소시키고,당신의 생산력을 증가하고,당신이 통제에서 더 많은 것을 느끼게 할 것이다.

저자–사라 퍼리어

관계 리드&진행자

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