5 Tips For Å Administrere E-Postoverbelastning I dette Nye Miljøet

er du oversvømt med enda mer e-post i dag? Å administrere e-postoverbelastning er en stor utfordring selv under de beste forholdene. Med den nylige utvidelsen av den virtuelle arbeidsstyrken hjemme, er det ingen overraskelse at mange stoler mer på e-postkommunikasjon for å erstatte det som pleide å være ansikt til ansikt-interaksjon. I Tillegg til at Mange sender flere interne e-poster enn noen gang før, kaster Covid-19 også lys over hvor mange personer og organisasjoner som har e-postadressen din, med de endeløse mengdene berøringspunkter som sirkulerer.

så hvordan, i Tider Med Covid-19, kan vi filtrere gjennom våre overveldende innbokser, effektivt administrere e-postoverbelastning og sikre at vi raskt kan behandle alt slik at vi kan fokusere på å utføre vårt viktigste arbeid? På InteraWorks har Vi noen tips til deg:

Kjør en innboksopprydding

  • Hvorfor? Ved å kjøre en opprydding i innboksen, kan du redusere oppsigelsene i innboksen din ved å eliminere de repeterende e-postene som kontinuerlig går frem og tilbake i en tråd, som ikke inneholder noen unik informasjon (for eksempel et vedlegg, en ny person blir lagt til, etc.). Outlook fjerner raskt de repeterende e-postene og plasserer dem i Mappen Slettede Elementer, slik at du kan strømlinjeforme fokuset på hva du faktisk trenger å beholde.
  • hvordan? Under HJEM-fanen I Outlook-båndet klikker du på ikonet for en konvolutt med en rød » X » over den. Valget» Rydde Opp Samtale » betyr at det vil rydde opp en bestemt e-posttråd,» Rydde Opp Mapper «betyr at det vil rydde opp hele innboksmappen, og» Rydde Opp Mapper & Undermapper » betyr at det vil rydde opp hele innboksen og alle innboksmappene & undermapper.

Sorter innboksen etter type (midlertidig)

  • Hvorfor? Ved å undergruppere som elementer i innboksen din, kan du ta raske beslutninger som påvirker en hel gruppe e-postmeldinger som du ikke trenger å beholde (dvs. alle dine kalenderinvitasjoner vil bli gruppert sammen, Alle Dine Automatiske Svar vil bli gruppert sammen, etc.)
  • hvordan? Øverst i innboksen din der det står» Etter Dato «(eller hva din nåværende innboks sorteringsmekanisme er) velg » Type.»Rull ned og se din nye innboks ordning basert på type.

Behandle innboksen din med 4 Ds & bruk «berør det en gang» – regelen

  • Hvorfor? Ved å ta en rask beslutning om hvert element du mottar første gang du ser på, kan ting ikke hoper seg opp.
  • hvordan? SLETT hva du kan, gjør raskt hva du kan (2 minutter eller mindre regel), DELEGER HVA du kan, OG UTSETT resten for å gjøre senere (på denne måten kan du faktisk komme gjennom å behandle hele innboksen din!). Hvis det ikke er en handlingsbar e-post, og du ikke kan slette, flytter du den til En Referansemappe.

Batch din tid i e-post

  • Hvorfor? For å sikre at du ikke reagerer og blir sporet av hver eneste e-post du mottar, men tar deg tid til å proaktivt fokusere og jobbe med dine faktiske prioriteringer.
  • hvordan? Skjære ut fire 30-minutters vinduer på kalenderen hver dag. Du kan til og med sette disse til å være regelmessige avtaler i løpet av 2-3 uker mens du jobber for å danne denne vanen. Vurder å sette en 30-minutters timer når du begynner å behandle for å holde deg ansvarlig for å bare være i innboksen din i 30 minutter, noe som også vil fungere som motivasjon for å sette 4 D-ene i praksis.

Utvikle En Kommunikasjonsprotokoll Med Teamet Ditt

  • Hvorfor? Med så mange kommunikasjonsverktøy, det er bundet til å være ulike meninger om når du skal bruke hvilken plattform. For eksempel, er e-post brukes til raske spørsmål, eller bør raske spørsmål stilles På Microsoft Teams eller gjennom tekst? Bruker vi e-post til å ta beslutninger, eller skal det gjøres i et møte? Hvordan håndterer vi fildeling, eskaleringsbaner, hva som faktisk haster, og mer? Ved å ta deg tid til å avklare og justere på disse tingene, er du bedre i stand til å fokusere på arbeidet ditt, oppleve mindre distraksjoner, og kommunisere mer effektivt som et team.
  • hvordan? Skjær ut noen timer for å diskutere hvert kommunikasjonsverktøy du bruker og avklare hvordan og når det skal brukes. Juster på de ulike kommunikasjonsverktøyene og deres bruk i et dokument eller en matrise og hold deg på en delt plassering. Ressurs InteraWorks for mer støtte!

Prøv disse 5 tipsene for å håndtere e-postoverbelastning og få hendene tilbake på rattet, enten du jobber hjemme eller på kontoret. De vil redusere stress, øke produktiviteten, og la deg føle deg mer i kontroll.

Forfatter-Sarah Furrier

Relasjonsleder & Tilrettelegger

et tilbud for deg

Kom i gang i dag med å bygge kapasitet, forbedre fokus og få tilgang til dine egne indre ressurser. Bli med oss for 3 Enkle Verktøy Våre Fortune 500-Klienter Bruker for Å Oppnå Det Som Betyr Mest, et gratis 1-timers webinar som gir deg verktøy og strategier som du kan sette på jobb umiddelbart. Det gir også informasjon for de som ønsker å ta et dypere dykk inn i økende og opprettholde høyere nivåer av ytelse og resultater. Klikk her for mer informasjon og for å registrere deg.

Om InteraWorks

InteraWorks Er et globalt læringsselskap på oppdrag for å heve den menneskelige opplevelsen på jobben. Spesialiserer seg på faglig utvikling Og ytelse aktivering, tilbyr vi topp-karakter læringsprogrammer basert på fire definerte forhold som må eksistere for enkeltpersoner, lag inkludert Effektiv Edge, Beste Året Ennå, Og Essentials serien. Vårt integrerte læringsramme og nettbaserte verktøy genererer umiddelbare og bærekraftige gjennombrudd i ytelse. Gjennom flere tiår med å jobbe på alle nivåer i bedriftsselskaper på tvers av mange bransjer, har vi bygget et rykte for å hjelpe mennesker og organisasjoner med å utnytte fokus, tankegang, talent og energi for å produsere resultater som betyr mest. interaworks.com

Vi har definert fire forhold som må eksistere for at en person, et team eller en organisasjon skal være effektiv innenfor arenaen for ytelse og utvikling; Ansvarlighet, Fokus, Justering og Integritet. Vi vil fortsette å utforske disse og mer i vår blogg og ser frem til ditt engasjement og samhandling med oss. Hold deg oppdatert når vi engasjerer kantene.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.