5 Tips voor het beheren van e-mail Overload in deze nieuwe omgeving

bent u overspoeld met nog meer e-mail tegenwoordig? Het beheren van e-mail overload is een grote uitdaging, zelfs onder de beste omstandigheden. Met de recente uitbreiding van de virtuele at-home workforce, het is geen verrassing dat veel meer vertrouwen op e-mailcommunicatie ter vervanging van wat vroeger face-to-face interactie. Naast het verzenden van meer interne e-mails dan ooit tevoren, werpt Covid-19 ook licht op hoeveel mensen en organisaties uw e-mailadres hebben met de eindeloze hoeveelheden aanraakpunten die circuleren.

dus hoe kunnen we in tijden van Covid-19 door onze overweldigende inboxen filteren, e-mailoverbelasting effectief beheren en ervoor zorgen dat we snel alles kunnen verwerken zodat we ons kunnen concentreren op het uitvoeren van ons belangrijkste werk? Bij InteraWorks hebben we een paar tips voor u:

voer een inbox cleanup

  • waarom? Door het uitvoeren van een inbox cleanup, bent u in staat om de ontslagen in uw inbox te verminderen door het elimineren van de repetitieve e-mails die continu heen en weer gaan in een thread, die geen unieke informatie bevatten (zoals een bijlage, een nieuwe persoon wordt toegevoegd, enz.). Outlook verwijdert snel de repetitieve e-mails en plaatst ze in de map Verwijderde Items, zodat u uw focus kunt stroomlijnen op wat u eigenlijk moet houden.
  • hoe? Klik onder het tabblad HOME van uw Outlook-lint op het pictogram van een envelop met een rode “X” erop. De ” Clean up Conversation “selectie betekent dat het één specifieke e-mail thread zal opschonen,” Clean Up mappen “betekent dat het de hele map inbox zal opschonen, en” Clean Up mappen & submappen ” betekent dat het de hele inbox en al uw inbox mappen & submappen zal opschonen.

Sorteer uw postvak IN op type (tijdelijk))

  • waarom? Door subgroepering zoals items in uw postvak IN, kunt u snel beslissingen nemen die van invloed zijn op een hele groep e-mails die u wel / niet hoeft te houden (d.w.z. al uw agenda-uitnodigingen worden gegroepeerd, al uw Automatische antwoorden worden gegroepeerd, enz.)
  • hoe? Aan de bovenkant van uw inbox waar het zegt, “op datum” (of wat uw huidige inbox sorteermechanisme is) selecteer “Type.”Scroll naar beneden en bekijk uw nieuwe Inbox arrangement op basis van het type.

verwerk uw postvak in met de 4 Ds & gebruik de” touch it once ” – regel

  • waarom? Door het maken van een snelle beslissing over elk item dat u ontvangt de eerste keer dat je kijkt naar, dingen kunnen niet opstapelen.
  • hoe? Verwijder wat je kunt, doe snel wat je kunt (2 minuten of minder regel), delegeren wat je kunt, en uitstellen van de rest om later te doen (op deze manier, kunt u eigenlijk krijgen door het verwerken van uw hele inbox!). Als het geen bruikbare e-mail is en u kunt deze niet verwijderen, verplaatst u deze naar een Referentiebestandsmap.

Batch uw tijd in e-mail

  • waarom? Om ervoor te zorgen dat je niet reageert en ontspoord wordt door elke e-mail die je ontvangt, maar de tijd neemt om je proactief te concentreren en te werken aan je werkelijke prioriteiten.
  • hoe? Maak elke dag vier vensters van 30 minuten op je kalender. U kunt deze zelfs instellen op terugkerende afspraken in de loop van 2-3 weken terwijl u werkt om deze gewoonte te vormen. Overweeg het instellen van een 30-minuten timer als je eenmaal begint met de verwerking om jezelf verantwoordelijk te houden om alleen in je inbox voor 30-minuten, die ook zal dienen als motivatie om uw 4 D ‘ s in de praktijk.

Ontwikkel een communicatieprotocol met uw Team

  • waarom? Met zoveel communicatiemiddelen, er is gebonden aan verschillende meningen over wanneer te gebruiken welk platform. Bijvoorbeeld, wordt e-mail gebruikt voor snelle vragen, of moeten snelle vragen worden gesteld op Microsoft Teams of via tekst? Gebruiken we e-mail om beslissingen te nemen, of moet dat in een vergadering? Hoe gaan we om met het delen van bestanden, escalatiepaden, Wat is er eigenlijk dringend, en meer? Door de tijd te nemen om deze dingen te verduidelijken en op één lijn te brengen, ben je beter in staat om je te concentreren op je werk, minder afleidingen te ervaren en als team effectiever te communiceren.
  • hoe? Maak een paar uur vrij om elk communicatiemiddel dat je gebruikt te bespreken en duidelijk te maken hoe en wanneer het moet worden gebruikt. Lijn af op de verschillende communicatiemiddelen en het gebruik ervan in een document of matrix en blijf op een gedeelde locatie. Resource InteraWorks voor meer ondersteuning!

probeer deze 5 tips voor het beheren van e-mail overload en krijg uw handen terug aan het stuur, of u nu thuis werkt of op kantoor. Ze verminderen je stress, verhogen je productiviteit en laten je meer controle voelen.

auteur-Sarah Furrier

Relationship Lead & Facilitator

een aanbod voor u

ga vandaag aan de slag met het opbouwen van capaciteit, het verbeteren van de focus en de toegang tot uw eigen interne bronnen. Doe mee voor 3 eenvoudige Tools die onze Fortune 500-klanten gebruiken om te bereiken wat het belangrijkst is, een gratis webinar van 1 uur die u tools en strategieën geeft die u onmiddellijk aan het werk kunt zetten. Het biedt ook informatie voor degenen die een diepere duik willen nemen in het verhogen en in stand houden van hogere niveaus van prestaties en resultaten. Klik hier voor meer informatie en om je te registreren.

over InteraWorks

InteraWorks is een wereldwijd lerend bedrijf met een missie om de menselijke ervaring op het werk te verbeteren. Gespecialiseerd in professionele ontwikkeling en prestaties enablement, bieden wij top-rated leerprogramma ‘ s op basis van vier gedefinieerde voorwaarden die moeten bestaan voor individuen, teams met inbegrip van effectieve rand, Beste jaar tot nu toe, en de Essentials series. Ons geïntegreerde leerkader en online tools genereren onmiddellijke en duurzame doorbraken in prestaties. Door tientallen jaren te werken op alle niveaus in bedrijven in vele sectoren, hebben we een reputatie opgebouwd om mensen en organisaties te helpen hun focus, mentaliteit, talent en energie te benutten om resultaten te produceren die er het meest toe doen. interaworks.com

we hebben vier voorwaarden gedefinieerd die moeten bestaan voor een individu, team of organisatie om effectief te zijn binnen de arena van prestaties en ontwikkeling; verantwoording, Focus, afstemming en integriteit. We blijven deze en meer onderzoeken in onze blog en kijken uit naar uw betrokkenheid en interactie met ons. Blijf kijken als we de randen inschakelen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.