5 Porad do zarządzania przeciążeniem poczty e-mail w tym nowym środowisku

czy jesteś zalany jeszcze większą liczbą e-maili w dzisiejszych czasach? Zarządzanie przeciążeniem poczty e-mail jest poważnym wyzwaniem nawet w najlepszych okolicznościach. Dzięki niedawnej ekspansji wirtualnej siły roboczej w domu nie jest zaskoczeniem, że wielu z nich w większym stopniu opiera się na komunikacji e-mailowej, aby zastąpić to, co kiedyś było interakcją twarzą w twarz. Oprócz wysyłania większej liczby wewnętrznych wiadomości e-mail niż kiedykolwiek wcześniej, Covid-19 rzuca również światło na to, jak wiele osób i organizacji ma twój adres e-mail z nieskończoną ilością punktów kontaktu.

więc jak w czasach Covid-19 możemy przefiltrować nasze przytłaczające skrzynki odbiorcze, skutecznie zarządzać przeciążeniem poczty e-mail i zapewnić, że jesteśmy w stanie szybko przetworzyć wszystko, abyśmy mogli skupić się na wykonywaniu naszej najważniejszej pracy? W InteraWorks mamy dla Ciebie kilka wskazówek:

Uruchom czyszczenie skrzynki odbiorczej

• dlaczego? Uruchamiając czyszczenie skrzynki odbiorczej, jesteś w stanie zmniejszyć redundancje w skrzynce odbiorczej, eliminując powtarzające się wiadomości e-mail, które nieustannie przechodzą w wątku, które nie zawierają żadnych unikalnych informacji (takich jak załącznik, dodawana nowa osoba itp.). Outlook szybko usuwa powtarzające się wiadomości e-mail i umieszcza je w folderze Elementy usunięte, co pozwala usprawnić koncentrację na tym, co faktycznie musisz zachować.
• jak? Pod zakładką Strona główna wstążki programu Outlook kliknij ikonę koperty z czerwonym „X” nad nią. Wybór ” Wyczyść rozmowę „oznacza, że oczyści jeden określony wątek wiadomości e-mail,” Wyczyść foldery „oznacza, że oczyści cały folder skrzynki odbiorczej, a” Wyczyść foldery & podfoldery ” oznacza, że oczyści całą skrzynkę odbiorczą i wszystkie foldery skrzynki odbiorczej & podfoldery.

Sortuj skrzynkę odbiorczą według typu (tymczasowo)

• dlaczego? Poprzez podgrupowanie takich elementów w skrzynce odbiorczej, możesz szybko podejmować decyzje wpływające na całą grupę wiadomości e-mail, które nie musisz przechowywać (np. wszystkie zaproszenia do kalendarza zostaną pogrupowane, wszystkie automatyczne odpowiedzi zostaną pogrupowane itd.
• jak? W górnej części skrzynki odbiorczej, gdzie jest napisane, „według daty” (lub jakikolwiek jest obecny mechanizm sortowania skrzynek odbiorczych) wybierz ” typ.”Przewiń w dół i zobacz nowy układ skrzynki odbiorczej na podstawie typu.

przetwarzaj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą 4 Ds & wykorzystaj zasadę „dotknij raz”

• dlaczego? Podejmując szybką decyzję o każdym przedmiocie, który otrzymujesz za pierwszym razem, rzeczy nie mogą się kumulować.
• jak? Usuń, co możesz, Zrób szybko, co możesz (Zasada 2 minut lub mniej), deleguj, co możesz, a resztę ODROCZ później (w ten sposób możesz przebrnąć przez przetwarzanie całej skrzynki odbiorczej!). Jeśli nie jest to e-mail, który można wykonać i nie można go usunąć, przenieś go do folderu pliku referencyjnego.

wpisz swój czas w e-mail

• dlaczego? Aby upewnić się, że nie reagujesz i nie tracisz czasu na każdy otrzymany e-mail, ale poświęcasz czas na aktywne skupienie się i pracę nad rzeczywistymi priorytetami.
• jak? Wyrzeźb cztery 30-minutowe okna w kalendarzu każdego dnia. Możesz nawet ustawić je jako powtarzające się spotkania w ciągu 2-3 tygodni podczas pracy, aby utworzyć ten nawyk. Rozważ ustawienie 30-minutowego timera po rozpoczęciu przetwarzania, aby pociągnąć się za odpowiedzialność tylko za bycie w skrzynce odbiorczej przez 30 minut, co będzie również służyć jako motywacja do wprowadzenia swoich 4 D w życie.

Stwórz protokół komunikacyjny ze swoim zespołem

• dlaczego? Przy tak wielu narzędziach komunikacji z pewnością pojawią się różne opinie na temat tego, kiedy korzystać z jakiej platformy. Na przykład, czy wiadomości e-mail są używane do szybkich pytań, czy też szybkie pytania powinny być zadawane w Microsoft Teams lub za pośrednictwem tekstu? Czy do podejmowania decyzji używamy wiadomości e-mail,czy powinno się to odbywać na spotkaniu? Jak radzimy sobie z udostępnianiem plików, ścieżkami eskalacji, co jest naprawdę pilne i nie tylko? Poświęcając czas na wyjaśnienie i dostosowanie tych rzeczy, możesz lepiej skupić się na swojej pracy, doświadczyć mniej zakłóceń i skuteczniej komunikować się jako zespół.
• jak? Poświęć kilka godzin na omówienie każdego narzędzia komunikacji, którego używasz, i wyjaśnij, jak i kiedy powinno być używane. Dopasuj różne narzędzia komunikacyjne i ich użycie w dokumencie lub macierzy i zachowaj we współdzielonej lokalizacji. Resource InteraWorks dla większego wsparcia!

wypróbuj te 5 wskazówek dotyczących zarządzania przeciążeniem poczty e-mail i połóż ręce z powrotem na kierownicy, niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze. Zmniejszą stres, zwiększą produktywność i pozwolą Ci poczuć większą kontrolę.

autor – Sarah Furrier

prowadzenie relacji & facylitator

oferta dla Ciebie

rozpocznij już dziś budowanie potencjału, poprawa koncentracji i dostęp do własnych zasobów wewnętrznych. Dołącz do nas, aby uzyskać 3 proste narzędzia, których używają nasi klienci z listy Fortune 500, aby osiągnąć to, co najważniejsze, bezpłatne 1-godzinne seminarium internetowe, które daje narzędzia i strategie, które możesz natychmiast wdrożyć w życie. Dostarcza również informacji dla tych, którzy chcą głębiej zanurkować w zwiększaniu i utrzymywaniu wyższych poziomów wydajności i wyników. Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji i zarejestrować się.

o firmie InteraWorks

InteraWorks jest globalną firmą edukacyjną, której misją jest podnoszenie poziomu doświadczenia ludzkiego w pracy. Specjalizując się w rozwoju zawodowym i zapewnianiu wydajności, oferujemy Najwyżej oceniane programy edukacyjne oparte na czterech zdefiniowanych warunkach, które muszą istnieć dla osób indywidualnych, zespołów, w tym Effective Edge, Best Year Yet I Essentials series. Nasze zintegrowane ramy nauczania i narzędzia online generują natychmiastowe i trwałe przełomy w wydajności. Przez dziesięciolecia pracy na wszystkich szczeblach w firmach korporacyjnych w wielu branżach zbudowaliśmy reputację, pomagając ludziom i organizacjom wykorzystać ich skupienie, nastawienie, talent i energię do osiągania wyników, które mają największe znaczenie. interaworks.com

zdefiniowaliśmy cztery warunki, które muszą istnieć, aby jednostka, zespół lub organizacja była skuteczna na arenie wydajności i rozwoju; odpowiedzialność, koncentracja, wyrównanie i uczciwość. Będziemy nadal badać te i więcej na naszym blogu i czekamy na twoje zaangażowanie i interakcję z nami. Bądźcie czujni, gdy będziemy atakować krawędzie.