5 dicas para gerir a sobrecarga de E-Mail neste novo ambiente

está inundado com ainda mais e-mail hoje em dia? Gerir a sobrecarga de E-mail é um grande desafio, mesmo nas melhores circunstâncias. Com a recente expansão da força de trabalho virtual em casa, não é surpresa que muitos estão confiando mais fortemente na comunicação por e-mail para substituir o que costumava ser interação cara-a-cara. Além de muitos enviar mais e-mails internos do que nunca, Covid-19 também está lançando luz sobre quantas pessoas e organizações têm o seu endereço de E-mail com as quantidades infinitas de pontos de toque em circulação.

então como, em tempos de Covid-19, podemos filtrar através de nossas caixas de entrada esmagadoras, efetivamente gerenciar sobrecarga de E-mail, e garantir que somos rapidamente capazes de processar tudo para que possamos nos concentrar em executar o nosso trabalho mais importante? Na InteraWorks, temos algumas dicas para você:

executar uma limpeza de caixa de entrada

  • por quê? Ao executar uma limpeza de caixa de entrada, você é capaz de reduzir as redundâncias em sua caixa de entrada, eliminando os e-mails repetitivos que continuamente vão e vêm em um thread, que não contêm qualquer informação única (como um anexo, uma nova pessoa sendo adicionada, etc.). O Outlook remove rapidamente os e-mails repetitivos e coloca-os na pasta de itens excluídos, permitindo-lhe simplificar o seu foco no que você realmente precisa manter.Como? Por baixo da página inicial da sua fita Outlook, carregue no ícone de um envelope com um “X” vermelho sobre ele. A selecção de ” limpar a conversa “significa que irá limpar um tópico específico de E-mail,” limpar as pastas “significa que irá limpar toda a pasta de entrada, e” limpar as pastas & subpastas ” significa que irá limpar toda a caixa de entrada e todas as suas pastas de entrada & subpastas.

ordenar a sua caixa de entrada por tipo (temporariamente)

  • porquê? Ao agrupar itens similares na sua caixa de entrada, você pode tomar decisões rápidas impactando um grupo inteiro de E-mails que você / não precisa manter (i.e. todos os convites do seu calendário serão agrupados, todas as suas respostas automáticas serão agrupadas, etc.)
  • como? No topo da sua caixa de entrada onde diz, “por Data” (ou seja qual for o seu mecanismo de ordenação de caixa de entrada actual) seleccione “Tipo.”Role para baixo e veja o seu novo arranjo de caixa de entrada com base no tipo.

processe a sua caixa de entrada com os 4 Ds & utilize a regra” touch it once ”

  • porquê? Ao tomar uma decisão rápida sobre cada item que você recebe da primeira vez que você olha, as coisas não podem acumular.Como? DELETE o que você pode, faça rapidamente o que você pode (2 minutos ou menos regra), delegar o que você pode, e adiar o resto para fazer mais tarde (desta forma, você pode realmente obter através do processamento de toda a sua caixa de entrada!). Se não for um e-mail accionável e não puder apagar, mova-o para uma pasta de ficheiros de referência.

Batch your time in email

  • Why? Para garantir que você não está reagindo e ficando descarrilado por cada e-mail que você recebe, mas levando tempo para focar proativamente e trabalhar em suas prioridades reais.Como? Esculpir quatro janelas de 30 minutos no seu calendário todos os dias. Você pode até definir estes para ser compromissos recorrentes ao longo de 2-3 semanas, enquanto você trabalha para formar este hábito. Considere definir um temporizador de 30 minutos uma vez que você começar a processar para se responsabilizar por apenas estar em sua caixa de entrada por 30 minutos, o que também servirá como motivação para colocar seus 4 DS em prática.Desenvolver um protocolo de comunicação com a sua equipa. porquê? Com tantas ferramentas de comunicação, haverá opiniões diferentes sobre quando usar qual plataforma. Por exemplo, o e-mail é usado para perguntas rápidas, ou as perguntas rápidas devem ser feitas em equipes da Microsoft ou através de texto? Usamos e-mail para tomar decisões, ou isso deve ser feito em uma reunião? Como lidamos com o compartilhamento de arquivos, caminhos de escalada, o que é realmente urgente, e muito mais? Ao tomar o tempo para esclarecer e alinhar com essas coisas, você é mais capaz de se concentrar em seu trabalho, experimentar menos distrações, e se comunicar mais eficazmente como uma equipe.Como? Esculpir algumas horas para discutir cada ferramenta de comunicação que você usa e clarificar como e quando ele deve ser usado. Alinhar com as diferentes ferramentas de comunicação e seu uso em um documento ou matriz e manter em um local compartilhado. Resource InteraWorks for more support!

tente estas 5 dicas para gerir a sobrecarga de E-mail e coloque as mãos de volta no volante, quer esteja a trabalhar em casa ou num escritório. Vão reduzir o stress, aumentar a produtividade e deixá-lo sentir-se mais controlado.

Author-Sarah Furrier

Relationship Lead & Facilitator

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