5 Sfaturi pentru gestionarea supraîncărcării prin e-mail în acest nou mediu

sunteți inundat cu și mai multe e-mailuri în zilele noastre? Gestionarea supraîncărcării prin e-mail este o provocare majoră chiar și în cele mai bune circumstanțe. Odată cu extinderea recentă a forței de muncă virtuale la domiciliu, nu este de mirare că mulți se bazează mai mult pe comunicarea prin e-mail pentru a înlocui ceea ce a fost interacțiunea față în față. Pe lângă faptul că mulți trimit mai multe e-mailuri interne decât oricând, Covid-19 aruncă lumină și asupra numărului de persoane și organizații care au adresa dvs. de e-mail cu cantitățile nesfârșite de puncte de contact care circulă.

deci, cum putem, în perioadele de Covid-19, să filtrăm prin căsuțele noastre copleșitoare, să gestionăm eficient supraîncărcarea e-mailurilor și să ne asigurăm că suntem capabili să procesăm rapid totul, astfel încât să ne putem concentra asupra executării celei mai importante lucrări? La InteraWorks, avem câteva sfaturi pentru dvs.:

rulați o curățare inbox

  • de ce? Executând o curățare a căsuței de e-mail, puteți reduce redundanțele din căsuța de e-mail eliminând e-mailurile repetitive care merg continuu înainte și înapoi într-un fir, care nu conțin informații unice (cum ar fi un atașament, o persoană nouă adăugată etc.). Outlook elimină rapid e-mailurile repetitive și le plasează în folderul Elemente șterse, permițându-vă să vă concentrați asupra a ceea ce trebuie să păstrați de fapt.
  • cum? Sub fila Acasă a panglicii Outlook, faceți clic pe pictograma unui plic cu un „X” roșu peste el. Selecția ” curățați conversația „înseamnă că va curăța un fir de e-mail specific,” curățați folderele „înseamnă că va curăța întregul folder inbox și” curățați folderele & subfoldere ” înseamnă că va curăța întregul inbox și toate folderele inbox & subfoldere.

Sortați căsuța de e-mail după tip (temporar)

  • de ce? Prin subgruparea articolelor similare din căsuța de e-mail, puteți lua decizii rapide care afectează un întreg grup de e-mailuri pe care nu trebuie să le păstrați (adică. toate invitațiile dvs. din calendar vor fi grupate împreună, toate răspunsurile dvs. automate vor fi grupate împreună etc.)
  • cum? În partea de sus a căsuței de e-mail, unde scrie „după dată” (sau oricare ar fi mecanismul dvs. actual de sortare a căsuței de e-mail), selectați „Tip.”Derulați în jos și vizualizați noul aranjament inbox în funcție de tip.

procesați căsuța de e-mail cu 4 Ds & utilizați regula „atingeți-o o dată”

  • de ce? Luând o decizie rapidă cu privire la fiecare articol pe care îl primiți prima dată când vă uitați, lucrurile nu se pot acumula.
  • cum? Ștergeți ceea ce puteți, faceți rapid ceea ce puteți (regula de 2 minute sau mai puțin), delegați ceea ce puteți și amânați restul pentru a face mai târziu (în acest fel, puteți obține efectiv procesarea întregii căsuțe de e-mail!). Dacă nu este un e-mail acționabil și nu puteți șterge, mutați-l într-un folder de fișier de referință.

lot timpul în e-mail

  • de ce? Pentru a vă asigura că nu reacționați și că sunteți deraiat de fiecare e-mail pe care îl primiți, ci luați timp să vă concentrați proactiv și să lucrați la prioritățile dvs. reale.
  • cum? Sculptați patru ferestre de 30 de minute în calendar în fiecare zi. Puteți seta chiar și acestea să fie întâlniri recurente pe parcursul a 2-3 săptămâni în timp ce lucrați pentru a forma acest obicei. Luați în considerare setarea unui cronometru de 30 de minute odată ce începeți procesarea pentru a vă responsabiliza doar pentru a fi în căsuța de e-mail timp de 30 de minute, ceea ce va servi și ca motivație pentru a pune în practică cele 4 D-uri.

dezvoltați un Protocol de comunicare cu Echipa dvs.

  • de ce? Cu atât de multe instrumente de comunicare, este obligat să existe opinii diferite cu privire la momentul în care să utilizați CE platformă. De exemplu, e-mailul este utilizat pentru întrebări rapide sau ar trebui să se pună întrebări rapide pe Microsoft Teams sau prin text? Folosim e-mailul pentru a lua decizii sau ar trebui făcut acest lucru într-o întâlnire? Cum gestionăm partajarea fișierelor, căile de escaladare, ceea ce este de fapt urgent și multe altele? Luând timp pentru a clarifica și alinia aceste lucruri, sunteți mai în măsură să vă concentrați asupra muncii dvs., să experimentați mai puține distrageri și să comunicați mai eficient ca echipă.
  • cum? Sculptați câteva ore pentru a discuta fiecare instrument de comunicare pe care îl utilizați și clarificați cum și când ar trebui utilizat. Aliniați diferitele instrumente de comunicare și utilizarea acestora într-un document sau matrice și păstrați-le într-o locație partajată. Resurse InteraWorks pentru mai mult sprijin!

încercați aceste 5 sfaturi pentru gestionarea supraîncărcării prin e-mail și puneți-vă mâinile înapoi pe volan, indiferent dacă lucrați acasă sau într-un cadru de birou. Acestea vă vor reduce stresul, vă vor crește productivitatea și vă vor permite să vă simțiți mai mult în control.

Author – Sarah Furrier

Relationship Lead& Facilitator

o ofertă pentru dvs.

începeți astăzi construirea capacității, îmbunătățirea focalizării și accesarea propriilor resurse interioare. Alăturați-vă nouă pentru 3 instrumente Simple pe care clienții noștri Fortune 500 le folosesc pentru a realiza ceea ce contează cel mai mult, un webinar gratuit de 1 oră care vă oferă instrumente și strategii pe care le puteți pune la lucru imediat. De asemenea, oferă informații pentru cei care doresc să se scufunde mai adânc în creșterea și susținerea unor niveluri mai ridicate de performanță și rezultate. Click aici pentru mai multe informații și să se înregistreze.

despre InteraWorks

InteraWorks este o companie de învățare la nivel mondial într-o misiune de a ridica experiența umană la locul de muncă. Specializată în dezvoltarea profesională și activarea performanței, oferim programe de învățare de top bazate pe patru condiții definite care trebuie să existe pentru persoane fizice, Echipe, inclusiv Edge efectiv, cel mai bun an încă și seria Essentials. Cadrul nostru integrat de învățare și instrumentele online generează progrese imediate și durabile în ceea ce privește performanța. De-a lungul deceniilor de lucru la toate nivelurile în companii de întreprinderi din multe industrii, ne-am construit o reputație pentru a ajuta oamenii și organizațiile să-și valorifice concentrarea, mentalitatea, talentul și energia pentru a produce rezultate care contează cel mai mult. interaworks.com

am definit patru condiții care trebuie să existe pentru ca un individ, o echipă sau o organizație să fie eficientă în arena performanței și dezvoltării; responsabilitate, concentrare, aliniere și integritate. Vom continua să explorăm aceste și multe altele în blogul nostru și așteptăm cu nerăbdare implicarea și interacțiunea dvs. cu noi. Stay tuned ca ne-am angaja marginile.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.