5 Tips för att hantera e-post överbelastning i denna nya miljö

är du översvämmas med ännu mer e-post nuförtiden? Att hantera överbelastning av e-post är en stor utmaning även under de bästa omständigheterna. Med den senaste expansionen av den virtuella arbetskraften hemma är det ingen överraskning att många förlitar sig mer på e-postkommunikation för att ersätta det som brukade vara ansikte mot ansikte interaktion. Förutom att många skickar fler interna e-postmeddelanden än någonsin tidigare, belyser Covid-19 också hur många människor och organisationer som har din e-postadress med de oändliga mängderna beröringspunkter som cirkulerar.

så hur, i tider av Covid-19, kan vi filtrera genom våra överväldigande inkorgar, effektivt hantera överbelastning av e-post och se till att vi snabbt kan bearbeta allt så att vi kan fokusera på att utföra vårt viktigaste arbete? På InteraWorks har vi några tips för dig:

kör en inbox cleanup

  • varför? Genom att köra en inkorgsrensning kan du minska uppsägningarna i din inkorg genom att eliminera repetitiva e-postmeddelanden som kontinuerligt går fram och tillbaka i en tråd, som inte innehåller någon unik information (till exempel en bilaga, en ny person läggs till etc.). Outlook tar snabbt bort de repetitiva e-postmeddelandena och placerar dem i mappen Deleted Items, så att du kan effektivisera ditt fokus på vad du faktiskt behöver behålla.
  • hur? Under fliken Hem i ditt Outlook-band klickar du på ikonen för ett kuvert med ett rött ”X” över det. Valet ”städa upp konversation” betyder att det kommer att städa upp en specifik e-posttråd, ”städa upp mappar” betyder att det kommer att städa upp hela inkorgen och ”städa upp mappar & undermappar” betyder att det kommer att städa upp hela inkorgen och alla dina inkorg mappar & undermappar.

sortera din inkorg efter typ (tillfälligt)

  • varför? Genom att undergruppera liknande objekt i din inkorg kan du fatta snabba beslut som påverkar en hel grupp e-postmeddelanden som du gör / inte behöver behålla (dvs. alla dina kalenderinbjudningar kommer att grupperas tillsammans, alla dina automatiska svar kommer att grupperas tillsammans, etc.)
  • hur? Högst upp i din inkorg där det står ”efter datum” (eller vad din nuvarande sorteringsmekanism för inkorgen är) Välj ”typ.”Bläddra ner och visa din nya inkorg arrangemang baserat på typ.

bearbeta din inkorg med 4 Ds & Använd ”touch it once” – regeln

  • varför? Genom att göra ett snabbt beslut om varje objekt du får första gången du tittar på, saker kan inte stapla upp.
  • hur? Ta bort vad du kan, gör snabbt vad du kan (2 minut eller mindre regel), delegera vad du kan och skjuta upp resten för att göra senare (på så sätt kan du faktiskt få igenom hela inkorgen!). Om det inte är ett åtgärdbart e-postmeddelande och du inte kan ta bort, flytta det till en Referensfilmapp.

Batch din tid i e-post

  • varför? För att säkerställa att du inte reagerar och blir spårad av varje enskilt e-postmeddelande som du får men tar tid att proaktivt fokusera och arbeta med dina faktiska prioriteringar.
  • hur? Skär ut fyra 30-minuters fönster i din kalender varje dag. Du kan även ställa in dessa att vara återkommande möten under loppet av 2-3 veckor medan du arbetar för att bilda denna vana. Överväg att ställa in en 30-minuters timer när du börjar bearbeta för att hålla dig ansvarig för att bara vara i din inkorg i 30 minuter, vilket också kommer att fungera som motivation för att sätta dina 4 D i praktiken.

utveckla ett kommunikationsprotokoll med ditt Team

  • varför? Med så många kommunikationsverktyg, det är bunden att vara olika åsikter om när man ska använda vilken plattform. Till exempel används e-post för snabba frågor, eller ska snabba frågor ställas på Microsoft Teams eller via text? Använder vi e-post för att fatta beslut, eller ska det göras i ett möte? Hur hanterar vi fildelning, eskaleringsvägar, vad som faktiskt är brådskande och mer? Genom att ta dig tid att klargöra och anpassa dig till dessa saker kan du bättre fokusera på ditt arbete, uppleva mindre distraktioner och kommunicera mer effektivt som ett team.
  • hur? Skär ut några timmar för att diskutera varje kommunikationsverktyg du använder och klargöra hur och när det ska användas. Justera de olika kommunikationsverktygen och deras användning i ett dokument eller en matris och behåll dem på en delad plats. Resurs InteraWorks för mer stöd!

prova dessa 5 tips för att hantera e-postöverbelastning och få händerna tillbaka på ratten, oavsett om du arbetar hemma eller i en kontorsinställning. De kommer att minska din stress, öka din produktivitet och låta dig känna mer kontroll.

författare – Sarah Furrier

relation Lead & Facilitator

ett erbjudande för dig

Kom igång idag bygga kapacitet, förbättra fokus och få tillgång till dina egna inre resurser. Följ med oss för 3 enkla verktyg som våra Fortune 500-kunder använder för att uppnå det som betyder mest, ett gratis 1-timmars webinar som ger dig verktyg och strategier som du kan sätta igång omedelbart. Det ger också information för dem som vill ta ett djupare dyk i att öka och upprätthålla högre nivåer av prestanda och resultat. Klicka här för mer information och för att registrera dig.

om InteraWorks

InteraWorks är ett globalt lärande företag på uppdrag att höja den mänskliga erfarenheten på jobbet. Specialiserat sig på professionell utveckling och prestanda enablement, erbjuder vi topprankade utbildningsprogram baserade på fyra definierade villkor som måste finnas för individer, team inklusive effektiv Edge, bästa året ännu, och Essentials serien. Vårt integrerade inlärningsramverk och onlineverktyg genererar omedelbara och hållbara genombrott i prestanda. Genom årtionden av arbete på alla nivåer i företagsföretag i många branscher har vi byggt upp ett rykte för att hjälpa människor och organisationer att utnyttja sitt fokus, tankesätt, talang och energi för att producera resultat som betyder mest. interaworks.com

vi har definierat fyra villkor som måste finnas för att en individ, team eller organisation ska vara effektiv inom arenan för prestanda och utveckling; ansvar, fokus, anpassning och integritet. Vi fortsätter att utforska dessa och mer i vår blogg och ser fram emot ditt engagemang och interaktion med oss. Håll ögonen öppna när vi engagerar kanterna.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.